Case study: Câu chuyện chuyển đổi của một giáo viên tiếng Anh tại trung tâm ngoại ngữ

Mỗi ngày, cô Lan – giáo viên tại một trung tâm tiếng Anh với hơn 350 học viên – đều mang theo một chiếc balo nặng trĩu giáo án, tài liệu và laptop để phục vụ công việc giảng dạy. Việc quản lý hàng chục bộ giáo trình khác nhau, tìm kiếm tài liệu cũ hay cập nhật nội dung mới thường khiến cô mất rất nhiều thời gian bên ngoài giờ đứng lớp. Đây cũng là bài toán chung mà nhiều trung tâm đào tạo đang gặp phải khi khối lượng tài liệu ngày càng lớn nhưng vẫn được quản lý theo phương pháp truyền thống.

Nhằm giảm áp lực giấy tờ và nâng cao hiệu quả vận hành, trung tâm đã bắt đầu thử nghiệm số hóa giáo án bằng tablet. Từ một giáo viên từng hoài nghi về khả năng làm việc của máy tính bảng, cô Lan dần thay đổi cách chuẩn bị bài giảng, quản lý tài liệu và tương tác với học viên. Chỉ sau vài tháng, lượng tài liệu in giảm đáng kể, thời gian chuẩn bị bài được rút ngắn và trải nghiệm học tập của học viên cũng được cải thiện rõ rệt.

Đây là câu chuyện về cách một chiếc tablet không chỉ thay thế những chồng giáo án giấy, mà còn mở ra một hướng tiếp cận mới cho các trung tâm ngoại ngữ trong hành trình chuyển đổi số giáo dục.

7 giờ 15 phút tối.

Hành lang tầng 3 của Trung tâm Anh ngữ Horizon English bắt đầu đông học viên. Các lớp IELTS và giao tiếp buổi tối chuẩn bị vào ca học cao điểm.

Trong phòng giáo viên, cô Lan – giáo viên phụ trách các lớp IELTS Foundation và IELTS 5.5+ – đang vội vàng kiểm tra lại tài liệu trước giờ lên lớp.

Trên bàn là một tập giáo án dày gần 100 trang, một chồng worksheet vừa mới in, một cuốn sổ điểm và chiếc laptop đã theo cô gần 4 năm.

"Tài liệu Speaking tuần này đâu rồi nhỉ?"

Cô lật tìm trong tập giấy.

Không thấy.

Tiếp tục mở laptop.

Không có.

Cuối cùng cô mới nhớ ra file đang nằm trong USB cắm ở máy tính tại nhà.

Đó là một tình huống khá quen thuộc tại Horizon English vào thời điểm năm 2024, khi phần lớn hoạt động giảng dạy vẫn dựa trên tài liệu giấy và các file lưu trữ phân tán trên nhiều thiết bị khác nhau.

Khi ấy, trung tâm có khoảng 350 học viên đang theo học thường xuyên, hơn 20 giáo viên và mỗi tháng tiêu tốn hàng chục nghìn trang giấy phục vụ việc giảng dạy.

Không ai nghĩ rằng chỉ một năm sau, phần lớn giáo án, bài tập và tài liệu học tập của trung tâm sẽ được quản lý trên tablet.

Những bất cập mà nhiều trung tâm ngoại ngữ đều gặp phải

Cô Lan bắt đầu làm việc tại Horizon từ năm 2018.

Mỗi tuần cô phụ trách khoảng 10 lớp học với hơn 150 học viên. Mỗi chương trình học lại sử dụng giáo trình khác nhau. Lớp IELTS sử dụng bộ tài liệu riêng, lớp giao tiếp sử dụng bộ tài liệu khác, còn các lớp thiếu niên lại có hệ thống bài tập hoàn toàn khác biệt.

Khối lượng tài liệu ngày càng lớn theo số năm giảng dạy.

Ban đầu mọi thứ vẫn được kiểm soát.

Nhưng khi số lớp tăng lên, những vấn đề nhỏ bắt đầu xuất hiện ngày càng nhiều.

Giáo án nằm ở nhiều nơi.

Một số lưu trên laptop.

Một số lưu trong email.

Một số nằm trong Google Drive.

Một số nằm trên USB.

Có những hôm cô mất gần 20 phút chỉ để tìm một file bài tập đã sử dụng từ vài tháng trước.

Không chỉ riêng giáo viên, bộ phận học thuật của trung tâm cũng gặp khó khăn tương tự.

Mỗi khi cập nhật giáo trình hoặc thay đổi nội dung bài giảng, nhân sự học thuật phải gửi lại tài liệu cho từng giáo viên. Nếu một giáo viên vô tình sử dụng phiên bản cũ, nội dung giảng dạy giữa các lớp có thể bị lệch nhau.

Chi phí in ấn cũng là một vấn đề đáng kể.

Theo thống kê nội bộ của trung tâm, riêng các lớp IELTS đã sử dụng gần 8.000 trang tài liệu mỗi tháng. Chưa kể bài kiểm tra, tài liệu bổ trợ và giáo trình phát thêm cho học viên.

Con số đó tương đương hàng chục triệu đồng chi phí giấy tờ mỗi năm.

Quan trọng hơn, nó tiêu tốn rất nhiều thời gian.

Ý tưởng chuyển đổi bắt đầu từ một cuộc họp nội bộ

Đầu năm 2025, ban giám đốc Horizon tổ chức một buổi họp với đội ngũ học thuật và giáo viên chủ chốt.

Mục tiêu rất rõ ràng:

Làm thế nào để giáo viên dành nhiều thời gian hơn cho việc giảng dạy thay vì xử lý giấy tờ?

Trong cuộc họp đó, một đề xuất được đưa ra.

Thay vì tiếp tục in mọi tài liệu như trước, trung tâm sẽ thử nghiệm số hóa giáo án và triển khai tablet cho một nhóm giáo viên trước.

Ban đầu không ít người nghi ngờ.

Nhiều giáo viên quen sử dụng laptop.

Một số khác cho rằng tablet chỉ phù hợp để đọc tài liệu hoặc giải trí.

Ngay cả cô Lan cũng không tin rằng thiết bị này có thể thay thế phần lớn công việc hằng ngày của mình.

Tuy nhiên, trung tâm vẫn quyết định triển khai thử nghiệm trong vòng ba tháng.

Những thay đổi xuất hiện ngay từ tuần đầu tiên

Việc đầu tiên mà đội ngũ học thuật thực hiện là xây dựng kho tài liệu tập trung trên nền tảng đám mây.

Toàn bộ giáo án, giáo trình, worksheet và bài kiểm tra được sắp xếp theo từng khóa học.

Mỗi giáo viên đều có quyền truy cập trên tablet.

Ngay trong tuần đầu tiên, cô Lan đã cảm nhận được sự khác biệt.

Buổi sáng hôm đó, khi đang chuẩn bị cho lớp IELTS Writing, bộ phận học thuật gửi thông báo cập nhật nội dung mới theo xu hướng đề thi gần nhất.

Thay vì nhận email, tải file rồi thay thế thủ công như trước, toàn bộ tài liệu được đồng bộ tự động lên thiết bị.

Chỉ vài giây sau, cô đã có phiên bản mới nhất ngay trước giờ lên lớp.

Không còn cảnh chạy đi tìm USB.

Không còn lo sử dụng nhầm tài liệu cũ.

Mọi thứ diễn ra tự nhiên như thể luôn phải như vậy.

Khi tablet không chỉ là thiết bị đọc tài liệu

Khoảng một tháng sau, cô Lan bắt đầu khai thác nhiều tính năng hơn.

Trong các lớp Writing, cô sử dụng bút cảm ứng để sửa bài trực tiếp trên màn hình.

Khi giảng Speaking, cô trình chiếu video minh họa, hình ảnh và các tình huống thực tế ngay trong lớp học.

Các bài quiz tương tác được mở trực tiếp từ tablet thay vì in thành từng bộ câu hỏi.

Tiết học trở nên sinh động hơn.

Quan trọng hơn, học viên tương tác nhiều hơn.

Một học viên lớp IELTS 5.5 từng chia sẻ:

"Trước đây em thường làm mất tài liệu giấy sau vài tuần. Bây giờ mọi tài liệu đều được chia sẻ online nên em có thể xem lại bất cứ lúc nào."

Những phản hồi như vậy xuất hiện ngày càng nhiều.

Không chỉ học viên, chính giáo viên cũng cảm nhận được sự thay đổi trong trải nghiệm làm việc.

Ba tháng sau: Điều thay đổi lớn nhất không phải là công nghệ

Sau ba tháng thử nghiệm, Horizon tiến hành đánh giá hiệu quả.

Kết quả khiến nhiều người bất ngờ.

Lượng tài liệu in giảm hơn 60%.

Thời gian chuẩn bị bài trung bình của giáo viên giảm đáng kể.

Việc cập nhật giáo trình gần như được thực hiện tức thời.

Tuy nhiên, điều được nhắc đến nhiều nhất trong buổi tổng kết lại không phải những con số đó.

Mà là cảm nhận của giáo viên.

Cô Lan chia sẻ rằng lần đầu tiên sau nhiều năm giảng dạy, cô cảm thấy việc quản lý tài liệu không còn là áp lực.

Chiếc balo đi làm nhẹ hơn.

Bàn làm việc gọn gàng hơn.

Việc chuẩn bị bài cũng linh hoạt hơn rất nhiều.

Thay vì dành thời gian xử lý giấy tờ, cô có thể tập trung nhiều hơn vào việc xây dựng nội dung và tương tác với học viên.

Đó mới là giá trị thực sự của sự thay đổi.

Khi tablet trở thành công cụ giảng dạy thay vì chỉ là thiết bị công nghệ

Ngày nay, câu chuyện tương tự đang diễn ra tại rất nhiều trung tâm đào tạo, trường học và đơn vị giáo dục trên cả nước.

Điều họ tìm kiếm không còn đơn thuần là một thiết bị có cấu hình mạnh hay màn hình đẹp.

Thứ họ cần là một công cụ giúp giáo viên làm việc hiệu quả hơn.

Các dòng tablet như Xiaomi Pad 8, Redmi Pad 2 hay Samsung Galaxy Tab đang được nhiều đơn vị lựa chọn vì đáp ứng tốt nhu cầu thực tế trong môi trường giáo dục: đọc và chỉnh sửa tài liệu, ghi chú bằng bút cảm ứng, trình chiếu bài giảng, tổ chức lớp học trực tuyến và đồng bộ dữ liệu trên nhiều nền tảng.

Với kinh nghiệm triển khai thiết bị công nghệ cho doanh nghiệp và giáo dục, Nam Á hiện đang cung cấp đa dạng các giải pháp tablet phù hợp từ quy mô lớp học nhỏ đến hệ thống đào tạo lớn, giúp các đơn vị từng bước xây dựng mô hình lớp học số hóa một cách hiệu quả và tối ưu chi phí.

Chuyển đổi số đôi khi bắt đầu từ những điều rất nhỏ

Một năm sau khi Horizon triển khai dự án số hóa tài liệu, cô Lan vẫn đứng lớp như trước.

Vẫn là những giờ học IELTS kéo dài 90 phút.

Vẫn là những buổi chữa bài Writing và luyện Speaking cùng học viên.

Nhưng trên bàn giáo viên giờ đây không còn những chồng giấy cao ngất.

Thay vào đó là một chiếc tablet chứa toàn bộ giáo trình, giáo án và tài liệu của cả trung tâm.

Nhìn từ bên ngoài, đó chỉ là sự thay đổi của một công cụ làm việc.

Nhưng đối với những người trực tiếp đứng lớp, đó là sự thay đổi trong cách quản lý công việc, cách tương tác với học viên và cách vận hành một lớp học hiện đại.

Và có lẽ, hành trình chuyển đổi số trong giáo dục không nhất thiết phải bắt đầu từ những hệ thống phức tạp hay các dự án quy mô lớn.

Đôi khi, nó chỉ bắt đầu từ việc một giáo viên không còn phải mang theo 3kg giáo án giấy mỗi ngày.